Üniversitedeki veri sistemleriyle entegre olacak şekilde yeniden modellenen iş süreçlerinden elde edilecek kazanımlar

Abstract

İş süreçleri modellemesi, kurumların süreçlerini analiz etmek, yeniden tasarlamak, iyileştirmek ve süreç otomasyonunu sağlamak gibi amaçlarla kullanılan bir araçtır. Son yıllarda süreç modelleme faaliyetleri kamu kurumları tarafından da sıklıkla gerçekleştirilmeye başlanmıştır. Bu doğrultuda kurumların analiz ettikleri süreçlerini tasarlayabilecekleri bir İş Süreci Yönetim Sistemi Yazılımı (İSYSY) ihtiyacı doğmaktadır. Kamu kurumlarında işlerin büyük ölçüde elektronik belge ve yazışmalar ile yapıldığını düşünürsek, İSYSY'nin kurumdaki mevcut Elektronik Belge ve Yönetim Sistemi (EBYS) ile uyumlu olması ihtiyacı doğmaktadır. İş Süreçleri Geliştirme ve İyileştirme Çalışmaları (İSGİÇ) kapsamında yapılan bu çalışmada, kurumun genelini ilgilendiren, personelin birimler arası yaptığı resmi yazışmalardan kaynaklanan iş yükünün yoğun olduğu ve iyileştirme çalışmaları ile ölçeklenebilir zaman tasarrufu sağlayacak süreçler belirlenmiştir. Yasal mevzuatlara aykırı durum olmaması için paydaş birimler ile koordineli bir şekilde süreçlerin işleyiş analiz çalışmaları yapılmıştır. Bu çalışmaların amacı; süreçlerin analiz edilip iyileştirilmesi, ihtiyaç olması halinde veri sistemleri ile entegre edilerek veri alışverişi sağlanması ve süreç tanımlarının oluşturulmasıdır. Bu doğrultuda ilk olarak bilimsel/sanatsal etkinliklere katılım süreci analiz edilmiş ve gerekli iyileştirme çalışmaları yapıldıktan sonra Üniversite Öğrenci Bilgi Sisteminin (ÖBS) ve Personel Bilgi Sisteminin (PBS) veri tabanlarıyla entegreli olacak şekilde elektronik ortama aktarılmıştır. Tanımlanan bu sürece başvuru yapan akademik personelin akademik dönem içerisinde istekte bulunduğu görevlendirme tarih aralığındaki ders programı bilgisi başvuru formuna aktarılmıştır. Bu başvuru sürecinde, birimler arasında yapılan resmi yazışmalardan kaynaklanan iş yükü büyük ölçüde azaltılmıştır. Ayrıca başvuru formu akışında gerekli iş adımlarında kullanılan kontroller, yönergeye aykırı durumları başvuru aşamasında engelleyecek şekilde tasarlanmıştır. Bu sayede ilgili birim tarafından reddedilmesi muhtemel başvuruların önüne geçilerek zaman ve performans kazancı elde edilmiştir.

Business process modeling is a tool used for purposes such as analyzing, redesigning, improving and providing process automation of the processes of institutions. In recent years, process modeling activities have also started to be carried out frequently by public institutions. Accordingly, there is a need for a Business Process Management System Software where institutions can design the processes they analyze. Considering that the works are mostly done with electronic documents and correspondence in public institutions, there is a need for the business process management system software to be compatible with the existing electronic document and management system in the institution. In this work carried out within the scope of Business Process Development and Improvement Studies, the processes that are related to the whole of the institution, where the workload is intense due to the official correspondence between the units and the scalable time savings are determined through improvement works. In order to prevent contradiction with the legal regulations, the functioning analysis studies of the processes were carried out in coordination with the stakeholder units. The purpose of these studies; analyzing and improving processes, integrating with data systems if necessary, providing data exchange and creating process definitions. Accordingly, the Process of Participation in Scientific / Artistic Activities was first analyzed and after the necessary improvement studies were made, it was transferred to the electronic environment in a manner to be integrated with the databases of the University Student Information System and Personnel Information System. Curriculum information of the academic staff who applied to this defined process within the assignment date range that they requested during the academic period was transferred to the application form. In this application process, the workload caused by official correspondence between the units has been greatly reduced. In addition, the controls used in the necessary work steps in the application form flow are designed to prevent situations that are contrary to the directive at the application stage. In this way, time and performance gains were achieved by preventing possible applications to be rejected by the relevant unit.